Organizzazione Servizio Legale
Il progetto di organizzazione di un buon servizio legale interno.
“Finché non trasformerete l'inconscio in conscio, l'inconscio guiderà la vostra vita e lo chiamerete destino.”
C. G. Jung
In genere le PMI non hanno un servizio legale interno, e ricorrono al consulente legale solo se costrette.
Questo atteggiamento andava bene in passato quando una stretta di mano valeva piú di un contratto. Oggi é meglio ragionare in modo diverso. Le varie fasi congiunturali degli ultimi quindici anni hanno prodotto grandi trasformazioni in tutti i settori produttivi. Per restare sul mercato tutte le imprese devono intervenire sulla catena del valore e concentrarsi sulle lavorazioni a maggior valore aggiunto. Tuttavia esternalizzare le altre attivitá ricorrendo a fornitori specializzati non é possibile senza un supporto legale adeguato.
Un progetto di organizzazione del servizio legale interno é un piccolo investimento per tante PMI che ancora ne sono prive. É necessario per gestire bene l'impresa.
Una aspetto che frena le PMI sul dotarsi di un servizio legale interno riguarda l'assunzione di un avvocato per il costo eccessivo. Una risorsa che non verrebbe poi impiegata a tempo pieno.
L'esperienza di Kenning Consulting conferma che questo timore é infondato.
La PMI deve contare su un professionista per avere un buon servizio legale interno, ma prima di tutto l'impresa deve organizzarsi per farlo lavorare bene. Solo cosí puó avere un servizio legale su misura, di qualitá, ad un costo che non é calcolato con le tariffe professionali.
Esaminiamo come si sviluppa questo progetto partendo dagli obiettivi del progetto, chi deve assumere la responsabilitá di project leader, le attivitá che fanno capo ai vari soggetti coinvolti.
Quali obiettivi deve avere il progetto.
Il servizio legale interno implementato da Kenning Consulting é un servizio snello, di taglio commerciale, focalizzato sulle attivitá operative che riguardano i clienti, e i fornitori.
Vediamo nel dettaglio queste carateristiche.
SNELLO: Nella PMI é il responsabile di dipartimento/funzione che tratta con clienti e fornitori. Spesso questa trattativa si centra sugli aspetti operativi senza che una bozza di contratto sia scambiata tra le parti. Questa abitudine deve cambiare perché proporre una bozza di contratto a trattativa avanzata potrebbe irrigidire una relazione che é giá a buon punto. Pertanto é importante disporre di contratti standard pronti all'uso per le persone operative. Ció significa inserire i soli dati variabili nel testo predisposto.
TAGLIO COMMERCIALE: Kenning Consulting attribuisce a questo punto una grande importanza. Un contratto ha un taglio commerciale se tratta con semplicitá i punti importanti della relazione di affari senza tecnicismi. Deve essere comprensibile da una persona senza preparazione giuridica. Anche la forma ha un suo peso perché un contratto prolisso si legge a fatica.
Il fine di questo documento é portare a conclusione la trattativa commerciale con la firma finale senza che i legali esterni delle due imprese siano incaricati di fare le modifiche.
Al contrario, se questo si verifica, ossia se la bozza iniziale viene modificata dai rispettivi legali il rapporto parte con una impostazione rigida e avrá difficoltá pratiche per la sua esecuzione.
FOCALIZZATO SULLE ATTIVITÁ OPERATIVE: É l'impresa che decide quanti contratti standard predisporre. In pratica bisogna seguire la vecchia regola 80/20 ossia l'80% delle necessitá aziendali é trattato con pochi documenti.
In una PMI é Il responsabile amministrativo il project leader ideale.
É colui che sovrintende tutti i processi amministrativi e li può descrivere bene al legale esterno.
Diventa il naturale responsabile della funzione quando si chiude il progetto. Inoltre il minor carico di lavoro derivato dalla efficienza dei processi amministrativi gli permette di svolgere pienamente tale incarico a progetto concluso.
In pratica é questa figura che cura la preparazione dei contratti standard, partendo dai testi forniti dallo Studio legale per le varie tipologie. Tali documenti sono prima adattati alle specifiche esigenze aziendali, per poi essere esaminati dal legale esterno che ne valuta la completezza. Alla fine sono sottoposti al titolare dell'impresa che valuta il taglio commerciale idoneo.
A regime il servizio legale interno deve rispondere alle necessitá aziendali senza pesare sulla gestione.
In poche parole deve essere efficiente, e per Kenning Consulting ció si ottiene quando:
- dispone di diversi contratti standard da proporre alle funzioni operative che ne fanno richiesta,
- tiene aggiornato uno scadenziario per la buona gestione delle scadenze contrattuali,
- interviene tempestivamente quando particolari situazioni lo richiedono.
L'impresa che dispone di contratti standard da proporre a nuovi partner di affari esprime professionalitá e organizzazione. A maggior ragione se la relazione commerciale coinvolge una grande impresa che non si aspetta questa preparazione da parte della PMI.
É anche normale che la grande impresa chieda di adottare il suo testo in bozza, ma questo non é un problema. Infatti la PMI che ha giá esaminato con il proprio legale un documento analogo é in grado di proporre le modifiche opportune con chiarezza e risparmio di tempo.
La gestione delle scadenze contrattuali é un aspetto critico del servizio legale. Per gestire bene le scadenze serve organizzazione e molta attenzione durante l'esecuzione dei contratti. Un applicativo per la gestione informatica dei documenti agevola molto questa attivitá. In sua assenza sará necessario inserire i dati in un calendario da consultare con regolaritá.
Il terzo punto sopra richiamato implica un buon allineamento tra operativitá aziendale e i contratti. Distinguiamo i contratti di fornitura da quelli che ad esempio richiedono un'attivitá di sviluppo. I primi sono piú semplici e ogni consegna va registrata nel gestionale e chiude un ordine specifico. Ogni divergenza significativa va notificata al fonitore ad esempio nella quantitá ordinata, o la data di consegna richiesta, oppure una corta vita utile residua. Analogamente se durante il periodo di quarantena emergono difformitá qualitative rispetto al disciplinare tecnico si dovrá aprire una non conformitá da inviare al fornitore. Sono aspetti operativi che non richiedono un intervento di tipo legale dovendo l'impresa limitarsi a dare comunicazione al fornitore sui punti specifici.
Ben diverso é ció che si riferisce ai contratti che hanno un'attivitá di sviluppo di cui occorre documentare ogni attivitá svolta dall'impresa come prevede il contratto.
Ci deve essere una buona collaborazione tra i colleghi affinché eventuali divergenze contrattuali siano prontamente identificate ed esaminate per valutare la loro gravitá e quindi illustrate al responsabile di funzione e/o del titolare dell'impresa.
In caso di gravi indampienze deve essere sentito il consulente legale che propone le modalitá opportune per intervenire. Ogni fattispecie ha il suo momento per rispondere adeguatamente (email informale, lettera o raccomandata), e l'intervento tardivo é inefficace.
In sintesi quando la PMI ha un servizio legale interno efficiente si confronta senza timore con le altre imprese, siano partner o concorrenti, anche molto piú grandi e ben piú dotati di risorse finanziarie.
Quali condizioni servono per avviare un progetto di servizio legale interno?
In primis l'imprenditore deve vedere nel progetto l'opportunitá di migliorare la gestione aziendale.
Il responsabile amministrativo deve guidare questo progetto con l'obiettivo di migliorare il lavoro dei colleghi e cosí facendo porta un beneficio anche all'amministrazione. Infatti, si pensi ai flussi di costi e ricavi che diventano regolari. Il carico di lavoro del responsabile amministrativo sul servizio legale é compensato dalla riduzione dei tempi di chiusura del bilancio.
Inoltre l'esperienza insegna che un servizio legale efficiente permette di ridurre l'aleatorietá delle verifiche fiscali e accorciare i tempi delle stesse.
L'avvocato esterno é un soggetto chiave del progetto, non solo va coinvolto sugli obiettivi da raggiungere. Deve anche esprimersi in merito all'organizzazione da adottare con il progetto che ha il fine di migliorare l'efficacia e la qualitá del suo servizio.
Il resto del personale aziendale deve comprendere che ogni attivitá che coinvolge i soggetti terzi deve avere idonei documenti a supporto per una gestione corretta. Il personale operativo deve leggere senza ritardo le bozze di contratto appena sono disponibili. In tal modo, se si identifica un aspetto operativo importante non descritto nella bozza, é bene confrontarsi con il responsabile amministrativo e valutare se integrare la bozza contrattuale.
Kenning Consulting svolge in questo progetto un lavoro manageriale e organizzativo.
Il lavoro parte con il censimento delle varie attivitá aziendali da fare con il responsabile amministrativo per identificare quelle di cui predisporre i contratti standard. La regola 80/20 sopra richiamata guida questa valutazione che deve anche esaminare gli aspetti critici della gestione aziendale dei clienti e fornitori.
Si passa quindi alla valutazione dei rischi aziendali che trovano nell'analisi del bilancio e del conto economico un punto importante.
Il terzo tema da esaminare riguarda i vincoli legislativi. Quelli del mercato in cui l'impresa opera stabilmente sono di norma giá soddisfatti. Diversamente, se l'impresa ha intenzione di entrare in un nuovo mercato andranno considerati i vincoli normativi specifici.
L'aspetto informatico riguarda la gestione dell'archivio del servizio legale. Alcuni aspetti chiave riguardano come conservare i diversi documenti per posteriore consultazione. Ad esempio la conservazione delle bozze via via modificate durante la trattativa puó essere utile per il legale esterno che in caso di contenzioso vuole studiare l'impostazione del legale di controparte.
Altro aspetto riguarda invece la conservazione dei documenti per la loro rapida ricerca e consultazione da parte del personale interno.
Infine va predisposto lo scadenziario per gestire le scadenze in modo efficiente.
Vantaggi ottenibili da questo progetto:
- Collaborazione di lunga durata con il consulente legale esterno;
- Il servizio legale é ben tarato sulle necessitá operative dell'impresa;
- É l'unico modo per avere una assistenza legale di qualitá ad un costo sostenibile;
- Si riduce il contenzioso legale e aumenta la percentuale di successo sui casi aperti;
- Nel risk management migliora la valutazione dei rischi con e senza copertura assicurativa;
- Progetto multidisciplinare con benefici su tutte le altre aree.
3.600€
- gettone di 250€ per due mezze giornate di consulenza in azienda necessarie per valutare se continuare con il progetto di sviluppo
- Sviluppo del progetto con dodici giornate di consulenza.
Ai costi sopra indicati andranno sommati quelli di eventuali trasferte opportunamente documentati.
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5.000€
- gettone di 500€ per quattro mezze giornate di consulenza in azienda necessarie per valutare se continuare con il progetto di sviluppo
- Sviluppo del progetto con sedici giornate di consulenza.
Ai costi sopra indicati andranno sommati quelli di eventuali trasferte opportunamente documentati.
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Accordo di riservatezza e non divulgazione
Kenning Consulting si impegna a sottoscrivere un accordo di riservatezza a tutela della riservatezza dei dati e informazioni aziendali di cui verrà a conoscenza durante la consulenza.
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